Guía completa y detallada: Registrar y gestionar el Seguro Vida Ley en el sistema del MTPE

Requisitos previos y preparación

Antes de empezar, prepara lo siguiente para evitar retrasos:

• Clave SOL vinculada al RUC de la empresa (usuario y contraseña). Sin ello no podrás ingresar.
• Computadora con navegador actualizado (Chrome o Firefox recomendados).
• Conexión a Internet estable (recomendado ≥200 kbps).
• PDF de la póliza (optimizado, ≤ 500 KB).
• Plantilla Excel de importación (descargable desde el módulo). Rellena correctamente todas las columnas obligatorias.
• Documentos de los trabajadores (DNI/CE/Pasaporte) a la mano para validar datos y beneficiarios.

Acceso con Clave SOL

1. Abrir la página oficial del MTPE donde está publicado el aplicativo (portal del MTPE).
2. Hacer clic en el enlace del Sistema Virtual Registro Obligatorio de Contratos de Seguro Vida Ley.
3. En el formulario de autenticación ingresa, en este orden: RUC (11 dígitos) → Usuario SOL → Contraseña SOL.
4. Presiona Ingresar. Si los datos son correctos verás un mensaje tipo "Acceso exitoso — el sistema se cargará en breves instantes".
5. Si aparece un error, el texto típico es "Usuario o contraseña incorrectos". Reintenta y, si persiste, consulta con SUNAT (soporte Clave SOL).

Registro de póliza

Paso 0 — Ir a: Gestionar Contratos de Seguro Vida Ley → Registrar Póliza

Lectura y aceptación de términos

Lee los Términos y Condiciones en pantalla. Haz clic en Acepto Términos para desbloquear el formulario.

Sección A — Datos del empleador (prellenados)

Campos que verás:

Sección B — Empresa Aseguradora

1. Haz clic en el icono Buscar junto a "Empresa aseguradora".
2. Selecciona la aseguradora en la lista emergente; el sistema insertará el RUC y razón social.
3. Completa manualmente: Número de póliza (sin espacios), Fecha de suscripción y Fecha de vigencia (usa el calendario).
4. Haz clic en Grabar. Si todo es correcto confirma en el diálogo y el botón quedará como Modificar para ediciones futuras.

Sección C — Datos del trabajador y del contrato

En esta sección subirás la planilla de trabajadores. Atención a los campos obligatorios:

• Tipo de documento (código) — ver tabla de códigos más abajo.
• Número de documento — sin espacios.
• Apellido paterno, apellido materno, nombres.
• Fecha de nacimiento — formato DD/MM/AAAA.
• Sexo — 1 (Masculino) / 2 (Femenino).
• Fecha de ingreso o reingreso — formato DD/MM/AAAA.
• Reingreso — S/N.
• Tipo de moneda — 01 (Soles), 02 (Dólares), 03 (Euros).
• Monto remuneración asegurable — numérico (ej.: 2300.00).

Paso final: Adjuntar el PDF de la póliza y enviar

1. Adjunta el PDF (máx. 500 KB recomendado). Si pesa más, optimízalo (reducir DPI o usar compresión PDF).
2. Haz clic en Enviar Póliza (Contrato seguro).
3. Confirmación: el sistema mostrará un diálogo ("¿Está seguro de enviar la póliza al MTPE?") → haz clic en Aceptar.
4. Mensaje de éxito: "La póliza se ha enviado satisfactoriamente". Guarda/Imprime el comprobante con el icono Imprimir.

Plantilla Excel — formato, ejemplo y cómo completar cada columna

Antes de importar, descarga Plantilla de Importación desde el sistema. A continuación, un esquema con las columnas típicas y un ejemplo de fila completada.

Columnas obligatorias (ejemplo de encabezado)

TipoDocumento | NroDocumento | ApellidoPaterno | ApellidoMaterno | Nombres | FechaNacimiento | Sexo | FechaIngreso | FechaAseguramiento | Reingreso | TipoMoneda | MontoRemAsegurable | SeguroVidaExTrabajador

Ejemplo de fila (CSV visual)

03, 41414141, Perez, Gomez, Juan Carlos, 15/03/1985, 1, 01/02/2018, 01/03/2025, N, 01, 2300.00, N

Puntos clave al llenar la plantilla

• No dejes campos obligatorios vacíos (Nombres, DNI, Fecha de nacimiento).
• Usa el formato de fecha exacto solicitado por la plantilla.
• Para montos, usar punto como separador decimal (ej.: 1500.50).
• Si la plantilla marca un error al importar, descarga el archivo de errores que el sistema genera — ahí viene la fila y la columna con problema.

Tabla de códigos (completa)

Gestionar trabajadores y beneficiarios

Ver y buscar trabajadores registrados

1. En Listado de Trabajadores Asegurados usa el campo de búsqueda e ingresa el número de documento para filtrar.
2. Botón Ver Total Trabajadores genera un PDF con la lista completa.

Eliminar trabajadores

1. Marca la casilla en la columna Eliminar para una o varias filas.
2. Haz clic en Eliminar (debajo del listado) y confirma en el diálogo.

Registrar beneficiarios (detallado)

1. Haz clic en el icono Beneficiario en la fila del trabajador.
2. Responde la pregunta: ¿el beneficiario es menor de edad? — Si NO: selecciona tipo de documento (ej.: DNI) y escribe el número; el sistema intentará rellenar apellidos y nombres desde RENIEC/Migraciones.
3. Si el beneficiario es menor, marca Sí y completa los datos manualmente (el sistema no obtiene datos de menores).
4. Completa vínculo familiar (cónyuge, hijo, padre, etc.) y fecha de nacimiento; haz clic en Grabar.
5. Para editar beneficiarios: botón Modificar en la fila del beneficiario. Para eliminar: botón Eliminar (confirmación requerida).

Altas, bajas y anulación

Altas (agregar nuevos trabajadores)

1. Busca la póliza y selecciona Altas/Bajas Actualización (la póliza debe estar en estado RECEPCIONADO).
2. Descarga la planilla actualizada, añade las filas de nuevos trabajadores y sube el archivo con Importar planilla de trabajadores.
3. El sistema intentará registrar solo los trabajadores no existentes. Si encuentra duplicados, mostrará un archivo Excel con las filas rechazadas.

Bajas (retirar trabajadores)

1. En la columna Baja haz clic en la X del trabajador.
2. Selecciona motivo (Renuncia / Despido / Fallecimiento / Término) e ingresa la fecha de baja.
3. Haz clic en Grabar y confirma en la ventana emergente.

Anular trabajador

1. Haz clic en Anular, escribe el motivo (máx. 200 caracteres) y Grabar.
2. El sistema pedirá confirmación y luego cambiará el estado del trabajador a Anulado.

Renovación de póliza

1. Selecciona la póliza y clic en Renovación de Contrato.
2. El sistema mostrará los datos actuales de la aseguradora; solo deberás ingresar la nueva fecha de vigencia y la fecha de suscripción.
3. Confirma con Aceptar cuando el diálogo pregunte "¿Está seguro de grabar los datos?".
4. Se listarán los trabajadores que no forman parte de la nueva cobertura; revisa y marca los que correspondan para eliminarlos (si aplica).
5. Adjunta el PDF de la nueva póliza (≤ 500 KB) y haz clic en Enviar. Confirma en el diálogo emergente.
6. Imprime o guarda el comprobante con el icono Imprimir.

Reportes y comprobantes

Funciones clave en el módulo Reportes:

• Reimprimir comprobante de envío: ingresa Número de Comprobante y Año, luego clic en Imprimir.
• Detalle por compañía y póliza: ingresa la compañía, número de póliza y año, luego Imprimir para obtener el listado de trabajadores asegurados por póliza.

Errores comunes y soluciones prácticas

Error al importar plantilla: "Formato inválido" o "Columna X faltante"

1. Abre la plantilla oficial y compara encabezados (orden y nombre exacto).
2. Verifica que no haya celdas fusionadas ni formulas en columnas obligatorias.
3. Asegura que las fechas estén en el formato correcto y que los montos sean numéricos.

Error: "Documento ya existe en la póliza"

Significa que el trabajador ya está registrado. Genera el archivo de rechazo y revisa cuáles filas no fueron ingresadas.

Error: "PDF demasiado grande" al adjuntar la póliza

Comprime el PDF (reducir resolución del escaneo a 150–200 DPI o usar herramientas online de compresión) y vuelve a intentar.

No puedo iniciar sesión con Clave SOL

Verifica usuario/contraseña. Si estás seguro que las credenciales son correctas, contacta a SUNAT para restaurar o verificar tu Clave SOL.

Validación RENIEC/Migraciones no retorna datos

Puede ser por errores temporales en el servicio externo. Intenta de nuevo más tarde o ingresa los datos manualmente si corresponde.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿En cuánto tiempo debo registrar la póliza?

Dentro de 30 días calendario desde la firma de la póliza.

¿Qué pasa si olvido actualizar un cambio?

Debes actualizar en un plazo máximo de 5 días hábiles. El incumplimiento puede generar multas por cada trabajador afectado.

¿Puedo subir la planilla en CSV en lugar de Excel?

Usa la plantilla de importación que provee el sistema (generalmente formato .xls/.xlsx). Si el sistema acepta CSV, asegúrate de respetar el orden de columnas.

¿Dónde guardo el comprobante?

Guarda el PDF en los archivos de la empresa y, si corresponde, imprime una copia para el expediente laboral.

Checklist

• ¿Clave SOL funcionando? ✔
• PDF de la póliza optimizado (≤ 500 KB)? ✔
• Planilla completada según plantilla (fechas, montos, códigos)? ✔
• Beneficiarios registrados y verificados? ✔
• Comprobante de envío guardado/impreso? ✔